زیپو کالا: خراسان رضوی سال ۲۰۲۰، سالی بسیار متفاوت از یک سال عادی در جامعه تجاری بود، خیلی از مشاغل مجبور به تعطیلی شدند و تعداد زیادی از کارکنان در طول این مدت بیکار شده اند. آن دسته از مشاغلی که در مقابل مشکلات موجود تاب آورده اند نیز مجبور شدند نحوه کار خودرا برای ادامه راندمان و حفظ امنیت کارمندان تغییر دهند.
به نقل از نیوز، همه گیری کنونی قوانین محل کار را متفاوت کرده است و همه چیزهایی که ما پیش از همه گیری، قوانین کاری می دانستیم و می پذیرفتیم هم اکنون تغییر کرده اند. در بعضی موارد، این تغییر به این علت بوده است که شرکتها برای مطابقت با دستورالعمل های ایمنی ارائه شده توسط مراکز کنترل و پیش گیری از بیماریها (CDC) مجبور به سازمان دهی مجدد شده اند. علت دیگر این تغییرات، سامان دهی مجدد شرکتها به سبب محدویت های به وجود آمده ناشی از بیماری همه گیر کووید-۱۹ است تا کارایی و راندمان بیشتری در حوزه کاری خود ایجاد کنند.
مدیران منابع انسانی در سراسر جهان در حال کوشش برای درک این مسئله هستند که همه گیری چگونه بر محل کار تاثیر گذاشته است. همه برای کارایی بیشتر و بازگرداندن سطح راندمان که کارفرمایان پیش از همه گیری به آن عادت کرده بودند، پیوسته تلاش می کنند. اما چگونه می توان بعنوان مدیر منابع انسانی با تغییرات در محل کار ناشی از بیماری همه گیر ویروس کرونا مقابله کرد؟ در ذیل پنج تغییر عمده ارائه شده است که بخش منابع انسانی باید برای راندمان و ساماندهی از آن بهره گیرد.
مزایا و مشوق های جدید
ازآنجاکه زندگی مردم به سبب بیماری همه گیر کنونی تغییر کرده است، ارزش ها و اولویت های کارمندان نیز دستخوش تغییر شده اند. این بدان معناست که خیلی از بسته های مزایا و مشوق های شرکتها برای جذب استعدادهای جدید و حفظ موارد قدیم منسوخ شده اند. باید منافع جدیدی را در فضای کار بعد از همه گیری ایجاد کرد و بدون این تغییر ساختاری شرکتها ممکنست نتواند استعدادهای جدیدی را جذب و کارمندان فعلی را حفظ کند. خیلی از این تغییرات مربوط به محافظت از کارمندان در مقابل شیوع کووید-۱۹ و پشتیبانی در صورت آلودگی یک کارمند یا یکی از نزدیکان وی است.
تعدادی از مزایا و مشوق های جدید می تواند شامل موارد ذیل باشد:
• برنامه های مراقبت بهداشتی با پوشش بیماری کووید-۱۹
• مزایای اسکان مجدد
• مرخصی استحقاقی با حقوق نامحدود
• مزایای مراقبت از کودک و حمل ونقل
• کار از منزل
دورکاری
پیش بینی می شود کار ازراه دور تا ۴۰ درصد بعد از همه گیری افزایش یابد که این رقم به میزان ۱۰ درصد نسبت به سطح پیش از همه گیری افزایش یافته است. انتظار می رود این روند تا زمانی که تعداد زیادی از افراد واکسن دریافت نمایند، یعنی تا سال ۲۰۲۱ و احیانا حتی تا سال ۲۰۲۲ ادامه یابد.
برای عملی ساختن کار ازراه دور، بخش های منابع انسانی مجبور به ایفای نقش دراین زمینه شدند. بعنوان مثال، کارکنان به دو گروه ضروری در محل و غیرضروری در خارج از محل کار طبقه بندی شده اند. علاوه بر این، منابع انسانی همین طور مجبور شدند برای مواردی دورکاری، نیروی جدید استخدام کنند. لازم به ذکر است که چالش های ناشی از استخدام ازراه دور کارمندان جدید کاملا متفاوت از چالش های استخدام حضوری است بنا بر این لازم است که اداره منابع انسانی در اسرع وقت پروتکل های استخدام ازراه دور متناسب با شرکت را بوجود آورد.
اقتصاد بزرگتر
اقتصاد بزرگتر و جذب کننده برای خیلی از افراد، حتی کسانی که پیش از همه گیری مشاغل تمام وقت داشتند، نجات دهنده اشتغال است. انعطاف پذیری کارگران برای انتخاب ساعات کاری خود و تصمیم گیری در مورد اینکه کارفرمایان پروتکل های ایمنی کووید-۱۹ را به اندازه کافی جدی در نظر بگیرند، کمک می نماید تا کارگران دریابند در سازمانی کار می کنند که آنان را در معرض خطر بیشتری از عفونت قرار نمی دهد.
از جانب دیگر، کارفرمایان از مسئولیت محدود و تعهدات محدودی که کارکنان نیمه وقت در مقایسه با کارگران تمام وقت دارند نیز سود کسب کنند. کارفرمایان می توانند در ازای دستمزد کاهش یافته کارکنانی که به سبب کووید-۱۹ کار حضوری ندارند و دور کار شده اند، مزایای مربوط به اشتغال تمام وقت را پس انداز کنند.
ادغام بیشتر با فناوری
شرکتها مدتی است که از فناوری بعنوان ابزاری برای راندمان بهره برده اند و هم اکنون برای انجام کارهای خود باید به فناوری اعتماد کنند. همانطور که در بالا ذکر شد، کار ازراه دور حالا بیش از هر زمان دیگری رایج شده است به همین دلیل، کارفرمایان باید از تمام فناوری هایی که همه از آن استفاده می نمایند، آگاه شوند تا در هنگام کار در خانه از کارایی بیشتری برخوردار شوند. به علاوه، نه فقط مدیریت باید توانایی درک و استفاده از فناوری را داشته باشد، بلکه باید بتواند نحوه استفاده از آنرا به کارمندان خود بیاموزد. تعدادی از فناوری های جدیدی که شرکتها از آن استفاده می نمایند شامل موارد ذیل است:
• نرم افزار همکاری برای ارتباطات ساده
• جلسات مجازی
• نرم افزار ردیابی زمان برای نظارت بر چگونگی گذراندن ساعات کار هر کارمند و مدیر
• نرم افزار مدیریت کارمندان برای مدیران
• نرم افزار ردیابی بیماری کووید-۱۹
فضای کاری متفاوت
برای مدیران کسب وکار دیگر امکان پذیر نیست که هزاران نفر را که همه در یک نوبت کار می کنند در یک ساختمان قرار دهند. این مدل با بازگشت به کار نیاز به تغییر اساسی دارد و کارفرمایان نیز حالا بیشتر نگران این مورد هستند. البته این نگرانی فقط جهت زندگی شخصی نیست بلکه زندگی اعضاء خانواده خصوصاً افراد مسن را نیز در صورت ابتلاء فرد به بیماری کووید-۱۹در معرض خطر بیشتر مرگ ومیر قرار می دهد.
پیش از همه گیری، گرایش به محیط باز برای خیلی از کارمندان در بیشتر سازمان ها وجود داشت اما با مشکلات کنونی و بمنظور تشویق خلاقیت و همکاری، کارکنان خیلی از شرکتها و ادارات، اتاقک های محل کار قدیمی را رها کرده و به فضاهای بازتر که در آن احساس راحتی بیشتری وجود داشته باشد، روی آوردند. باید تمامی این موارد باهدف ارائه ایمنی به کارمندان و مشتریان در محل کار بازنگری شوند.
تغییر دیدگاه
با تغییر جهت یکپارچه سازی بیشتر به سمت دورکاری با سوالات بیشتری در مورد فضاهای اداری که حالا خالی شده اند، روبرو می شویم. ازنظر بسیاری، اختلال گسترده در هنجارهای کاری ما سوالات جدی در مورد وضع موجود به وجود آورده است و بازگشت به «تجارت معمول» برای بهبود ما مهم می باشد، ویروس و پاسخ ما به آن نشان داده است که رویکردهای جایگزین در صورت لزوم می توانند موثر باشند و ثابت کرده است که می توان تغییرات تدریجی در کار ایجاد شود.
درحال حاضر بنظر می رسد که تغییر نگرش نسبت به روش های انعطاف پذیرتر کاری، واکنشی موقتی به شرایط اضطراری همه گیر نیست و حرکت به سمت الگوی ترکیبی تر یعنی تلفیقی از کار حضوری و کار ازراه دور که توسط فناوری پشتیبانی شود مورد پذیرش کارفرمایان و کارکنان خواهد بود. حالا بسیاری پیش بینی می کنند که با عبور از بحران همه گیری این رویکرد در مقیاس وسیع تری پذیرفته شود. نظرسنجی اخیر شورای دفاتر انگلیس (BCO) نشان داد که ۷۰ درصد از کارگران انگلیسی انتظار ندارند یا نمی خواهند به هفته کار سنتی پنج روزه و مستقر در دفتر برگردند. این مورد با نظرسنجی اخیر دیگری از موسسه مدیران (IOD) مطابقت دارد که نشان میدهد ۷۴ درصد از مدیران شرکتها در نظر دارند روش های ترکیبی کار حضوری و دورکاری را در آینده ادغام کنند.
تغییر انتظارات
همانطور که کار ازراه دور سبب می شود فضای کاری خالی شود و یا کمتر مورداستفاده قرار گیرد تغییر در این ساختار نیز مهم خواهد بود، حتی پیش از بحران کووید-۱۹ هزینه فضاها با استفاده محدود و دفاتر خالی در لندن سالانه ۴ میلیارد پوند تخمین زده می شد. فضاهای اداری به سبب خانه نشینی ناشی از ویروس کرونا خالی مانده اند و با تغییرات و سازگاری هایی که در این مورد رخ داده است، تغییر نحوه کار مردم در واکنش به شرایط موجود احیانا سبب می شود فضاهای کاری به سبب عدم استفاده ناپدید شوند. اندازه محیط کار دیگر به مفهوم وضعیت بهتر نیست و این مورد یک رویکرد سنتی برای برنامه ریزی و طراحی دفتر است و برای بیشتر جوانان جذابیتی ندارد. نتایج تحقیقات نشان داده است، افرادی که وارد محل کار می شوند تحت تاثیر دفاتر سنتی شرکتها قرار نمی گیرند، برای اینکه ۲۱ درصد از افراد ۱۸ تا ۲۴ ساله گزارش کردند که به سبب طراحی منسوخ شده دفتر و کمبود امکانات، پیشنهادهای شغلی را نپذیرفتند. وقایع سال گذشته، قطع ارتباط بین نیازها و انتظارات ما از مکان هایی که کار می نماییم و واقعیت فضاهای اداری که در آنها کارکرده ایم را به طرز شایان توجهی برجسته کرده است.
راه حل
تغییر نگرش ما نسبت به نحوه کار در شیوه هایی که حالا مورد استفاده قرار می دهیم، منعکس شده است. مفهوم ساختمان اداری بعنوان نماد، بطور فزاینده ای منسوخ شده است و برای خیلی از ما مهم نیست، مکانی که در آن کار می نماییم بزرگ باشد و شاخصی برای بهتر بودن ما نسبت به رقبای کاری محسوب شود.
با پذیرش بیشتر کار ازراه دور انتظار ما از محل کار چیز دیگری خواهد بود، درواقع ما به دنبال جایی هستیم که نیازهای ما را برای انعطاف پذیری و انتخاب پاسخ دهد. ما به دنبال جایی هستیم که در سطح شخصی برای ما مناسب باشد و فضای الهام بخش برای کار خلاقانه و مشترک فراهم آورد. این نوع تغییر فرهنگی، خواسته های ما در مورد چگونگی طراحی ساختمان های اداری را تغییر می دهد.
اشتراک گذاری
چاره فوری و واضح برای مدیریت فضای استفاده نشده دفتر پیچیده نیست. تعطیلی قسمت هایی از ساختمان در روزهایی که میزان اشغال آن کم است می تواند هزینه های ملموس جاری را کم کند.
ایده سنتی دفتر مرکزی با آدرس برجسته و نام سازمانی که با حروف بزرگ در خارج از آن نوشته شده است بطور فزاینده ای منسوخ می شود و دیگر چنین موردی بعد از کووید-۱۹ مهم نیست. در عوض تقاضا برای راهکارهای جدید، تازه و کارآمدتر ازنظر اقتصادی و پشتیبانی از ادغام بیشتر کار ترکیبی آشکار می شود حتی سازمان های بزرگ و غیروابسته نیز متوجه مزایای مالی و فرهنگی ناشی از شکستن مرزهای سنتی فضای اداری و پیوستن به یک فضای کار مشترک شده اند.
درواقع، با کاهش مقیاس فضای شخصی و دسترسی به امکانات مشترک، گفتگو با سازمان های همفکر که به دنبال یک رویکرد مدرن تر هستند نیز می تواند ارزش تجاری یک سازمان را افزایش دهد درنتیجه فضاهای کاری مشترک تمرکز اصلی کارفرمایان خواهد بود.
گرایش به سمت فضاهایی که اشتراک ایده ها در آنها تشویق می شود پیش از کووید-۱۹ در حال رشد بود و محل کار آینده باید به تسریع تقاضا برای این چاره ها و سایر راهکارهای خلاقانه پاسخ دهد. این روش مزایای بیشتری دارد. پرورش تعامل آزاد در مرزهای سازمانی، فضایی را فراهم می آورد تا ایده هایی که ممکنست در داخل یک ساختمان اداری سنتی امکان پذیر نباشد، ایجاد شود. مکالمه گاه به گاه در یک مکان مشترک می تواند مشکلی فردی را حل کند که تمام بامداد با آن درگیر بوده است، یا یک سلام و احوالپرسی در زمان عبور در یک راهرو ممکنست به ایجاد ارتباطاتی کمک نماید که سرآغاز پروژه های آینده باشد. با بهره گیری از این روش می توان فرهنگ پویایی ایجاد کرد و به استخدام افراد نیز کمک کرد چیزی که خیلی از مشاغل برای دستیابی به آن تلاش می کنند.
مزایای برند
تغییر نگرش اجتماعی نسبت به روشی که ما می خواهیم کارکنیم یک مورد و یا ناهنجاری موقتی نیست این تغییرات باید توسط کسانی صورت گیرد که محل کار را برنامه ریزی، توسعه، طراحی و راه اندازی می کنند. مقامات و سیاست گذاران باید مقیاس و سرعت تغییر در آنچه را که حالا از کجا و چه زمان کار می نماییم را پذیرفته و از آن استقبال کنند. در صورت وجود گزینه های دیگر، فضایی خالی نخواهد ماند. به نوبه خود، مشاغل باید با نگاهی که به مالکیت ساختمان و فضا دارند، رویکرد خودرا تطبیق داده و به سمت نام تجاری بازتر حرکت کنند و یک محیط تعاملی و مشترک را برای چندین کاربر و سازمان تسهیل کنند.
منبع: زیپو كالا
